Gestion des visites médicales

l'externalisation de la gestion des visites médicalesOmag Consulting, spécialiste de l'externalisation Rh

Nous vous livrons ici en quelques lignes une synthèse de notre process pour la gestion des visites médicales

« Quinze jours suffisent pour
mettre en place
un dispositif opérationnel.»

L’intégration des données de bases liées à la gestion des visites médicales

L’intégration des données dans notre système informatique sécurisé au démarrage d’un dossier est l’étape clé qui permettra d’assurer la gestion des visites médicales.
Nous accompagnons nos clients dans cette phase primordiale, en travaillant en amont sur la récolte des informations issues souvent de supports hétéroclites (feuilles Excel ©, import issus de logiciels de paie, ERP …).

L’intégration des données des salariés
Nous intégrons les différentes données des salariés en prenant en compte l’historique des actions antérieures, l’identité du salarié et ses composantes, les dates d’embauche, les types de visites (SMS –types SMR), les dates prévues des reprises, les dernières visites médicales effectuées, les périodicités … le tout en assurant la continuité opérationnelle des suivis.

L’intégration des données des centres de médecine du travail
Nos clients ont déjà pour la plupart passé des accords avec de Centres de médecines du travail.
Pour la continuité de nos services nous intégrons sous la forme d’une base de données les médecins, les lieux de rdv, les spécificités des centres (types de visites pratiquées)

L’intégration des référents de votre entreprise
Les référents sont le plus souvent les N+1 des salariés, des responsables de centres de profits, ou la direction des ressources humaines.
Il est important que des référents soient tenus informés de nos actions, ainsi nous décidons ensemble d’une liste de référents dans votre entreprise qui se verront transmettre une copie des informations liées aux rdv, aux annulations de visites, aux retours des aptitudes, … .


La planification et les prises de rdv des visites médicales

La gestion des plannings des visites médicales périodiques mais aussi la gestion des cas particuliers (visite de reprise, visite à la demande du salarié ou de l’employeur, les transferts de poste …), nécessite une coordination et une planification de tâches. Nous assurons ces différentes tâches planifiées et faisons preuve de réactivité dans des cas d’urgence.
En parallèle de ces démarches effectuées par notre équipe, plusieurs de ces tâches sont informatisées et automatisées limitant les sources d’erreurs ou d’oublies comme par exemple la mise en copie des référents pour les rdv ou l’envoi des convocations et les rappels par email et/ou par SMS

La communication et la gestion des visites médicales

La communication avec les différentes parties concernées par les visites médicales, salariés, employeurs et centres de visites médicales, fait partie intégrante de notre activité, elle représente une véritable valeur ajoutée à notre prestation d’externalisation.

La communication avec les centres médicaux est un point clé de notre prestation.
Le choix du centre se fait quand il n’y a pas d’antériorité en fonction de la proximité des salariés par rapport aux centres médicaux
Nous assurons les interrelations avec les centres, la recherche de nouveaux centres et nous gérons les annulations et les reports de visites.
Vous l’avez compris plusieurs tâches sont planifiées grâce à un système informatique adapté à la gestion des visites médicales. Si les convocations, les rappels, sont exprimés sous la forme de tâches automatisées, l’aspect humain dans la relation avec les salariés reste un élément majeur dans la réussite de nos engagements et dans cette relation tripartite (le prestataire qui se voit confier la mission, le salarié, et le centre de visites médicales). Ainsi nous traitons les demandes des salariés concernant des reports de dates, des impossibilités de se rendre aux visites par nos équipes directement en entrant en contact avec eux via nos outils connectés ou par contact direct.
Les services des ressources humaines ont une vue en temps réel les différentes étapes de nos process . Nous offrons à nos clients la possibilité de consulter sur Internet le suivi des visites médicales par un accès sécurisé en mode multi-utilisateur. Les données sont consultables sous la forme de tableaux de bord de suivi et de requêtes multi critères, le tout étant exportable sous forme de feuilles Excel © ou au format Pdf.
Des réunions à intervalles réguliers sont effectuées pour faire le point afin de prendre en ligne de compte les changements et les attentes de chaque client.
Pour chaque client un responsable de dossier est affecté au suivi, favorisant ainsi une proximité dans les relations client.
Nous agrémentons notre offre en fonction des demandes par des services additionnels tout au long de notre collaboration.
ct.

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